Julkisia hankintoja tehdään Suomessa vuosittain noin 47 miljardilla eurolla, joten ne tarjoavat yrityksille lukuisia mahdollisuuksia tarjota tuotteitaan ja palveluitaan eri julkisen sektorin toimijoille. Hankintasopimuksen saaminen merkitsee yritykselle myös erittäin vakaata ja luotettavaa sopimuskumppania. Tässä blogikirjoituksessa julkisiin hankintoihin erikoistunut asianajajamme Kiira Koponen nostaa esille muutamia keskeisiä seikkoja, jotka on hyvä pitää mielessä julkisiin tarjouskilpailuihin osallistuttaessa.

Huolellinen valmistautuminen

• Tutustu huolella tarjouspyyntöasiakirjoihin: Tiedosta, mihin olet sitoutumassa mahdollisesti useammaksi vuodeksi ja huomioi, että sopimusluonnos on nimestään huolimatta lopullinen allekirjoitettavaksi tuleva sopimus. Tarkasta erityisesti hintojen tarkistamista sopimuskaudella koskevat ehdot.
• Kysy, kysy, kysy: Varmista, että ymmärrät, mihin olet tarjouksen jättäessäsi sitoutumassa ja käytä hyödyksi mahdollisuus esittää hankintayksikölle lisäkysymyksiä tarjousaikana.
• Seuraa hankintayksikön viestintää tarjousaikana: Perehdy hankinnasta esitettyihin lisäkysymyksiin ja niihin annettuihin vastauksiin huolella – vastaukset tulevat osaksi tarjouspyyntöä.

Tarjouspyynnön vaatimukset täyttävän tarjouksen laatiminen

• Harkitse yhteistyötä: mikäli et tarjoajana yksin täytä kaikkia asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, voit aina jättää tarjouksen ryhmittymänä muiden yritysten kanssa ja/tai voimavara-alihankkijan resursseja hyväksikäyttäen.
• Laadi realistinen, mutta kilpailukykyinen tarjous: muista, että hankintayksiköllä on oikeus hylätä hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen tarjous. Tätä ennen tarjoajalle tulee kuitenkin varata mahdollisuus antaa selvitys hinnoista ja hinnoittelun perusteista.
• Varmista, että kaikki pyydetty tieto löytyy tarjouksestasi: vaikka olisit hankintayksikön aiempi sopimustoimittaja tai muutoin alalla tuttu toimija, kaikki pyydetyt tiedot tulee ilmetä tarjouksestasi.
• Älä liitä tarjoukseesi mitään ylimääräistä: kaikki ylimääräiset ei pyydetyt liitteet merkitsevät ainoastaan turhaa riskiä tulla hylätyksi kisassa.

Tarjouskilpailun päättymisen jälkeen

• Muista, että antamasi tarjous sitoo: Tarjousajan päättymisen jälkeen tarjousta ei lähtökohtaisesti ole mahdollista perua ilman vahingonkorvausvastuuseen joutumisen vaaraa.
• Ota opiksesi: Vaikka et saisi hankintasopimusta itsellesi, perehdy huolella hankintapäätöksen perusteluihin ja ota opiksesi mikä tarjouksessasi meni mahdollisesti pieleen ja perehdy muiden tarjoajien tarjousasiakirjoihin ja tarjoushintoihin, mikäli menestyminen jäi hinnasta kiinni.
• Ole aktiivinen: Osallistu markkinavuoropuheluihin ja tutustu hankintayksiköiden verkkosivuilta löytyviin hankintojen vuosikelloihin/hankintakalentereihin, joista saat tiedon vasta suunnitteilla olevista hankinnoista.

Julkiset tarjouskilpailut voivat olla vaativia ja monesti tarjouskilpailuun osallistuminen vie paljon aikaa ja resursseja, mutta asianmukaisella ja huolellisella valmistautumisella lisäät mahdollisuuksiasi menestyä kilpailutuksissa.

Kiira avustaa ja neuvoo yritysasiakkaitamme hankintamenettelyyn osallistumisen kaikissa vaiheissa: tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen laatimisessa, sopimusehtojen tulkinnassa sekä oikaisuvaatimuksen ja markkinaoikeusvalituksen tekemisessä.

Kiiralla on yli kymmenen vuoden kokemus julkisen sektorin tavara- ja palveluhankintojen sekä rakennusurakoiden kilpailuttamisesta sekä tarjoajien avustamisesta kilpailutuksiin osallistumisessa. Kiira on kartuttanut laajaa kokemustaan työskentelemällä Suomen suurimmassa hankintoihin keskittyneessä asianajotoimistossa sekä markkinaoikeudessa.