Whistleblowing-direktiivin pohjalta laadittu kansallinen ilmoittajansuojelulaki astui voimaan 1.1.2023 (1171/2022). Hyvin toteutettuna ilmoituskanavan kautta voidaan saada todella tärkeää tietoa organisaation käytänteistä, toimintatavoista ja aukoissa kontrollissa, joiden korjaaminen hyödyttää ja tehostaa koko työyhteisön toimintaa. Ilmoituskanavan hyötynä on myös kolmen kuukauden tietomonopoli ilmoituskanavan kautta tulleeseen tietoon, jolloin ehditään reagoida tilanteeseen organisaation sisällä. Seuraukset organisaatiolle ovat luonnollisesti vakavammat, jos ilmoittaja menee tiedon kanssa suoraan esimerkiksi iltapäivälehtien toimitukseen.

Kenelle velvollisuus perustaa?

Pääsääntöisesti vähintään 50 työntekijää työllistävillä yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioilla on velvollisuus perustaa sisäinen ilmoituskanava. Vähintään 50 työntekijän yksityisen sektorin organisaatioille tulee sisäisen ilmoituskanavan perustamiseen siirtymäaikaa, jonka puitteissa sisäinen ilmoituskanava olisi otettava käyttöön viimeistään 17.12.2023.

Kuka voi ilmoittaa?

Lain soveltamisala on rajattu työn yhteydessä saatuihin tietoihin EU-oikeuden rikkomisista tai väärinkäytöksistä, mutta käsite ”työn yhteydessä” on varsin laaja. Direktiivi kattaa työsuhteisten työntekijöiden lisäksi vanhat työntekijät sekä työnhakijat, itsenäiset ammatinharjoittajat, vuokratyöntekijät, osakkeenomistajat, yrityksen hallintoelimet, työharjoittelijat, toimeksisaajat, alihankkijat ja tavarantoimittajat. Ulkoisen ilmoittamisen ja anonyymien ilmoitusten salliminen laajentaa ilmoittajien joukkoa. Organisaatio päättää itse siitä, salliiko se ulkoisen ilmoittamisen tai esimerkiksi anonyymit ilmoitukset.

Mistä voidaan ilmoittaa?

Organisaatio päättää itse siitä ottaako se käyttöön ilmoittajansuojelulakia laajemman ilmoituskanavan. Tällöin ohjeistuksissa tulisi mainita, ettei lain mukaista ilmoittajansuojaa saa muista kuin direktiivin aineelliseen soveltamisalaan kuuluvasta 11 eri politiikan alasta, joita ovat:

1. Julkiset hankinnat
2. Finanssipalvelut, -tuotteet ja –markkinat
3. Rahanpesu ja terrorismin rahoituksen ehkäisy
4. Tuoteturvallisuus
5. Liikenneturvallisuus
6. Ympäristönsuojelu
7. Ydinturvallisuus
8. Elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus, eläinten terveys ja hyvinvointi
9. Kansanterveys
10. Kuluttajansuoja
11. Yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus
12. Euroopan unionin kilpailu- ja valtiontukisääntöjen rikkomiset sekä rikkomiset, jotka liittyvät sisämarkkinoihin siltä osin kuin on kyse teoista, joilla rikotaan yhteisöverosääntöjä.

Viisi vinkkiä whistleblowing-prosessin toteuttamiseen

1. Ymmärrä, mitä olet tekemässä. On välttämätöntä perehtyä lainsäädäntöön ja sisäisiin ohjeistuksiin, jotta prosessi osataan organisaatiossa viedä maaliin.

2. Ohjeista ja kouluta henkilökunta hyvin ilmoituksen tekemiseen. Kanavasta on hyötyä vain silloin, jos tiedetään sen olemassaolosta ja ilmoittaminen koetaan luotettavaksi. Varsinkin silloin, jos sallitaan anonyymi ilmoittaminen tulisi ilmoituksen olla niin selkeä ja yksilöity, että sen perusteella voidaan aloittaa tarvittaessa tutkinta. Et välttämättä saa mahdollisuutta pyytää ilmoittajalta ilmoittamisen jälkeen enää tarkennuksia ja lisätietoja.

3. Hyvin ohjeistettu, suunniteltu ja toteutettu prosessi viestii luottamusta organisaatioon. Tällöin on todennäköisempää saada organisaation toiminnan kannalta arvokkaita ilmoituksia kanavan kautta, jolloin yritys saa itselleen myös tutkintamonopolin kanavan kautta saatuun informaatioon. Organisaation intressissä ei ole se, että tiedon kanssa mennään esimerkiksi suoraan julkisuuteen.

4. Dokumentoi siten, että ulkopuolinen taho pääsee perille siitä, miksi olette päätyneet tiettyyn lopputulokseen. Sisäinen tutkinta voi hyödyttää myöhemmin esimerkiksi mahdollista esitutkintaa, jolloin samaa työtä ei tarvitse tehdä enää uudelleen. Työnantajalla on myös ns. käännetty todistustaakka, jonka mukaisesti työnantajan oletetaan toimineen väärin, jos ei voida näyttää toteen, että viestintä ja itse prosessi on toteutettu lain vaatimusten mukaisesti.

5. Ilmoitus on usein vihje laajemmasta ongelmasta. Katso kokonaisuutta yksittäisen epäkohdan sijaan. Tutkinta tulee suorittaa ennen kuin tiedetään, miten laajasta ongelmasta on kysymys.