Henkinen työsuojelu ei ole pehmeää puhetta työhyvinvoinnista, vaan kovaa juridiikkaa ja työnantajan lakisääteinen velvoite. Työnantajalta edellytetään suunnitelmallista, ennaltaehkäisevää ja dokumentoitua toimintaa. Kyse ei ole vain siitä, miten työpaikalla voidaan, vaan siitä, pystyykö työnantaja osoittaa toimineensa työturvallisuuslain edellyttämällä tavalla. Jos henkinen työsuojelu laiminlyödään, vastuu voi kohdistua rikosoikeudellisesti myös yksittäisiin henkilöihin. Käytännössä tämä tarkoittaa usein henkilöitä, joiden vastuulla työn arjen johtaminen, työolosuhteiden seuraaminen, työsuojelun toteuttaminen tai työntekijöiden kuormituksen tarkkailu on ollut. Yhtiölle seuraukset voivat näkyä muun muassa mainehaittana, hankintalain mukaisina poissulkemisriskeinä julkisissa tarjouskilpailuissa ja työturvallisuusrikoksesta tuomittavana yhteisösakkona, jonka enimmäismäärä on 850 000 euroa.
Työnantajan velvollisuuksiin kuuluu muun muassa vaarojen ja riskien kattava arviointi, työsuojelun toimintaohjelman laatiminen, psykososiaalisten kuormitustekijöiden tunnistaminen, vastuiden määrittely sekä toimenpiteiden seuranta. On tärkeää huomata, että työterveyshuollon työpaikkaselvitys ei korvaa työnantajan omaa vaarojen ja riskien arviointia, joka on yleinen harhaluulo monilla työpaikoilla. Henkinen työturvallisuus on yhtä olennainen osa työsuojelua kuin fyysinen työturvallisuus. Työturvallisuusrikostutkinnan taustalla voi henkisen työsuojelun osalta olla esimerkiksi se, että vaarojen ja riskien arviointi on jätetty tekemättä, psykososiaalisia kuormitustekijöitä ei ole arvioitu tai työnantaja ei ole selvittänyt häirintää tai epäasiallista kohtelua asianmukaisesti.
Dokumentaatio ei ole muodollisuus vaan työnantajan juridinen selkänoja
Työnantajalta on löydyttävä lakisääteinen ja ajantasainen dokumentaatio. Keskeisiä asiakirjoja ovat erityisesti vaarojen ja riskien arviointi sekä työsuojelun toimintaohjelma.
Työsuojeluasiakirjat voivat päätyä työsuojeluviranomaisen, poliisin tai tuomioistuimen arvioitavaksi. Näiden dokumenttien on täytettävä myös sisällölliset kriteerit. Kokemuksemme mukaan vaarojen ja riskien arviointi on usein epäuskottava, jos siinä todetaan yleisluontoisesti kaiken olevan kunnossa ilman, että tällaisille johtopäätöksille on selvä perusta. Erityisen ongelmallista on, jos arvioinnissa ei ole lainkaan kartoitettu henkilöstön kokemuksia tai työpaikan todellisia kuormitustekijöitä.
Vaarojen ja riskien arvioinnin on katettava myös henkinen työturvallisuus
Vaarojen ja riskien arviointi on yksi työnantajan keskeisimmistä työturvallisuusvelvoitteista. Arviointi ei saa rajoittua vain fyysisiin riskeihin, kuten tapaturmavaaroihin, ergonomiaan tai työvälineisiin. Siinä on huomioitava myös henkiset työturvallisuustekijät ja psykososiaaliset kuormitustekijät.
Psykososiaalisen kuormituksen osalta arvioinnissa tulisi käsitellä esimerkiksi seuraavia tekijöitä:
- työmäärä ja työn kuormittavuus
- työajat ja palautumismahdollisuudet
- työn organisointi ja jatkuvat keskeytykset
- vastuiden ja roolien selkeys
- haastavat asiakas- tai vuorovaikutustilanteet
- työyhteisön toimivuus
- häirintä, epäasiallinen kohtelu ja konfliktitilanteet
- tuen saatavuus ja vastuunjaon selkeys
Työsuojelun toimintaohjelma on pakollinen asiakirja
Myös työsuojelun toimintaohjelma on työnantajalle pakollinen asiakirja. Sen tarkoituksena on kuvata työpaikan työolojen kehittämistarpeet sekä työympäristöön liittyvien tekijöiden vaikutukset työntekijöiden turvallisuuteen ja terveyteen. Työsuojelun toimintaohjelmasta johdettavat tavoitteet on otettava huomioon työpaikan kehittämisessä, suunnittelussa ja työkykyä ylläpitävässä toiminnassa. Toimintaohjelman ei siis tulisi olla irrallinen dokumentti, joka laaditaan kerran ja unohdetaan sen jälkeen. Sen tulisi ohjata työpaikan käytännön toimintaa, vastuunjakoa ja kehittämistoimia.
Häirinnän selvitysprosessin laiminlyönti voi johtaa rikosoikeudelliseen vastuuseen
Häirintä ja epäasiallinen kohtelu kuuluvat työnantajan henkisen työturvallisuusvastuun piiriin. Jos työnantaja saa tiedon työntekijään kohdistuvasta häirinnästä tai muusta epäasiallisesta kohtelusta, joka aiheuttaa haittaa tai vaaraa työntekijän terveydelle, työnantajan on ryhdyttävä toimiin epäkohdan poistamiseksi. Työsuojeluviranomaisen ohjeistuksen mukaan työnantajan tulisi ryhtyä toimiin ilman aiheetonta viivytystä. Käytännössä usein viitataan noin kahden viikon enimmäisaikaan siitä, kun työnantaja on saanut tiedon asiasta.
Yleinen harhaluulo on, että työnantajan katsotaan saaneen tiedon häirinnästä ja epäasiallisesta kohtelusta vasta silloin, kun työntekijä tekee muodollisen ilmoituksen työnantajalle esim. täyttämällä erillisen lomakkeen. Näin ei ole. Tieto voi tulla esimerkiksi työnantajan edustajien omien havaintojen kautta, toisilta työntekijöiltä, työsuojeluvaltuutetulta, työterveyshuollolta tai muuta kautta. Siksi organisaation sisäinen vastuunjako ja ohjeistus ovat olennaisia.
Työnantajan kannalta olennaista on dokumentoida häirintää ja epäasiallista kohtelua koskeva selvitystyö huolellisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että mahdollinen ilmoitus kirjataan, asian osaisia kuullaan, tapahtumat selvitetään objektiivisesti, johtopäätökset tehdään ja tarvittavista toimenpiteistä päätetään. Selvitysprosessin jälkeen on myös seurattava, että epäkohta todella poistuu.
Liian usein tilanteissa tehdään hätiköityjä ratkaisuja. Esimerkiksi sovittelija saatetaan kutsua paikalle heti, vaikka asiaa ei ole ensin asianmukaisesti selvitetty. Sovittelu ei sovi kaikkiin tilanteisiin, eikä se korvaa työnantajan velvollisuutta selvittää, mitä on tapahtunut. Vasta sen jälkeen, kun asia on selvitetty, voidaan arvioida, minkälaiset toimenpiteet ovat oikeasuhtaisia ja tarkoituksenmukaisia.
Työpaikalla on suositeltavaa olla selkeät ohjeistukset häirinnän ja epäasiallisen kohtelun ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi. Työntekijöiden voi olla vaikea arvioida, millainen käytös on epäasiallista, miten asia tulisi ottaa esiin ja missä esimerkiksi asiakkaiden suunnalta tulevan epäasiallisen kohtelun raja kulkee. Ohjeistuksissa on hyvä käsitellä myös sitä, että kaikki työnjohdolliset toimet eivät ole epäasiallista kohtelua. Työnantajalla on oikeus antaa palautetta, puuttua työn laatuun, edellyttää työntekijältä työkykyarvioon osallistumista, järjestellä työtehtäviä ja ryhtyä perusteltuihin kurinpidollisiin toimenpiteisiin. Ratkaisevaa on, onko menettely objektiivisesti arvioiden epäasiallista ja aiheuttaako se haittaa tai vaaraa työntekijän terveydelle. Selkeät ohjeet voivat ehkäistä väärinkäsityksiä ja vähentää turhia, raskaita selvitysprosesseja.
Käytännön tarkistuslista työnantajalle
Työnantajan kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat asiat:
- Onko vaarojen ja riskien arviointi tehty riittävän kattavasti ja dokumentoitu?
- Onko arvioinnissa huomioitu sekä fyysinen että henkinen työturvallisuus?
- Miten psykososiaaliset kuormitustekijät on tunnistettu ja arvioitu?
- Onko työsuojelun toimintaohjelma laadittu ja ajan tasalla?
- Onko vastuut ja toimivaltuudet määritelty selkeästi?
- Onko työnantajan edustajat perehdytetty tunnistamaan kuormitusta, häirintää ja epäasiallista kohtelua?
- Onko työpaikalla selkeä ohjeistus häirinnän ja epäasiallisen kohtelun tilanteisiin?
- Dokumentoidaanko ilmoitukset, kuulemiset, johtopäätökset, toimenpiteet ja seuranta asianmukaisesti?
VALO Partnersin neuvontapalvelut
VALO Partners Asianajotoimisto tarjoaa kokonaisvaltaista, ennakollista riskienhallintaa ja toimii kumppanina haastavissa tilanteissa, kuten muutosneuvotteluissa, työsuhteen päättämistilanteissa, työehtosopimuksiin liittyvissä kysymyksissä, työoikeudellisissa riita-asioissa sekä työelämän tietosuojakysymyksissä. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme varaamalla maksuton alkukartoitus, joka ei sido teitä mihinkään. Lisätietoja palveluistamme löydät täältä.
Alexa Kavasto, työoikeusjuristi, osakas