Työhaastattelu ei ole pelkästään hakijan arvioimista vaan myös työnantajabrändin luomista, jossa hakijalle muodostuu kuva haastattelijasta ja organisaatiosta. Työoikeuteen erikoistuneen asianajajan ja VALO Partnersin perustajaosakkaan vinkeillä varmistat, ettei rekrytointiprosessisi pääty väärinymmärryksiin tai oikeussaliin.

Kysy vain haettavan tehtävän kannalta tarpeellisia kysymyksiä

Vastoin yleistä käsitystä meillä ei ole olemassa ns. ehdottomasti kiellettyjä kysymyksiä työhaastattelussa. Tiedon tarpeellisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti työhönottotilanteessa sen työtehtävän näkökulmasta, johon työntekijä hakee. Joskus työtehtävä saattaa vaatia tietoa esimerkiksi hakijan terveydentilasta tai perheenjäsenistä, jos kysymys on esimerkiksi toiseen maahan lähetettävästä työntekijästä, joka muuttaa perheensä kanssa. Työntekijöiden henkilötietojen käsittelemisen lähtökohtana on kansallisella tasolla työelämän tietosuojalain mukainen tarpeellisuusvaatimus, jonka mukaan työantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, eikä tästä vaatimuksesta voida poiketa työntekijän suostumuksella. Työhaastattelukysymyksiä tulisi siten peilata työnhakuilmoitukseen, jotta varmistutaan tarpeellisuusvaatimuksen täyttymisestä. 

Kysymysten muotoilulla on merkitystä

Myös kysymysten muotoilulla on merkitystä "Onko tiedossasi terveydellistä estettä, joka estäisi sinua hoitamasta tätä tehtävää?” on huomattavasti parempi muotoilu kuin "Onko sinulla jotain sairautta?".  Hakijalla on oikeus kieltäytyä vastaamasta tarpeettomiin kysymyksiin ja vaatia perustelut niiden tarpeellisuudesta. Käytännössä tosin luulen, että melko harva työnhakija uskaltaa työhaastattelutilanteessa vaatia perusteluja erikoiselta vaikuttavalle työhaastattelukysymykselle. Työntekijälle ei voi aiheutua negatiivisia seurauksia, mikäli hän vastaa tällaiseen kysymykseen totuudenvastaisesti.

Onko small talk riski?

Kysymysten tarpeellisuus liittyy myös syrjinnän välttämiseen. Käytännön työhaastattelutilanteissa juridiset sudenkuopat syntyvätkin ilmapiirin rentouttamiseksi tarkoitetusta jutustelusta. Tällöin työntekijä saattaa tyypillisesti kertoa oma-aloitteisestikin esimerkiksi siitä, että vapaa-aika kuluu alakouluikäisten lasten kanssa tai muita vastaavia tietoja, jotka eivät liity haettavaan työtehtävään ja siitä suoriutumiseen. Tällaiset pelkästään suullisesti ilmaistut tiedot jäävät tietosuojalainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle, koska henkilötieto ei ole yksinomaan suullinen tieto. Vaikka tällaisessa suullisesti käydyssä small talkissa kyse ei olekaan henkilötietojen käsittelystä, voi syrjintäolettama silti syntyä helposti, mikäli hakija ei tule valituksi tehtävään ja työhaastattelussa jutusteltiin vaikkapa työntekijän päiväkoti-ikäisistä lapsista. Fokus kannattaa siis pitää aina työtehtävän kannalta tarpeellisissa tiedoissa joka tapauksessa ja keskustelu ohjata melko ripeästi takaisin työtehtävän kannalta olennaisiin asioihin.

Tietojen kerääminen muualta 

Tietojen googlaaminen tai kysyminen vanhalta, samassa työpaikassa hakijan kanssa työskennelleeltä kollegalta voi kuulostaa helpolta tavalta saada lisätietoja, mutta se vaatii hakijan suostumuksen. Ensisijainen tietojen lähde on aina työntekijä itse. Työntekijän kirjallisella suostumuksella tietoja voidaan hankkia myös muualta. Suosittelijoitakin kannattaa pyytää vasta aivan loppumetreillä, ettei kerätä organisaatioon turhia henkilötietoja. LinkedIn-profiili on poikkeus, koska se nähdään ikään kuin julkisena ansioluettelona. Siitä huolimatta on hyvän tavan mukaista kysyä hakijalta LinkedIn-profiilista, mikäli se ei ilmene esimerkiksi hakemuksesta.

Älä kirjaa työtehtävän kannalta merkityksettömiä tietoja itsellesi ylös

Muistiinpanojen tekeminen haastattelun aikana voi olla hyödyllistä, mutta muista, että kaikki ylös kirjatut tiedot viittaavat päätöksenteon kannalta merkitykselliseen tietoon ja saattavat päätyä hakijan nähtäväksi myöhemmin, koska ne saattavat olla asianosaisjulkisuuden piirissä. Kirjoita siis ylös muistioon ainoastaan sellaisia tietoja, joilla on merkitystä haettavan työtehtävän näkökulmasta ja mieti, miltä ne näyttävät tuomarin silmiin, jos näitä esitellään todisteena oikeudessa. Tuskin kukaan kirjoittaa hakijoista haettavan työtehtävän kannalta merkityksetöntä tietoa ylös.

PRO TIPS

1. Kerää vain tietoja, jotka ovat välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia.

2. Keskity kysymyksissä työtehtävän kannalta relevantteihin asioihin.

3. Pohdi, minkälaisen vaikutelman hakija kysymyksen esittämisestä saa, jos ei tulekaan valituksi.

4. Peilaa kysymykset työnhakuilmoitukseen varmistaaksesi niiden tarpeellisuuden.

5. Tietojen ensisijainen lähde on aina työnhakija itse.

6. Tietojen hankkiminen muualta vain työnhakijan kirjallisella suostumuksella.

7. Tee muistiinpanoja vain työtehtävän kannalta merkityksellisistä tiedoista.

8. Kysymysten muotoilulla on merkitystä.