Miksi etätyöstä kannattaa sopia selkeästi?

Viimeaikaiset somekohut – kuten Kelan etätyökäytäntöjen ympärille noussut keskustelu – muistuttavat, että etätyö on viestintäkysymysten lisäksi myös juridinen kysymys. Vuorovaikutus, juridiikka ja viestintä vaativat organisaatiolta selkeitä ohjeistuksia, jotta ne toimivat. Selkeät pelisäännöt ja ohjeistukset eivät ole byrokratiaa vaan riskienhallintaa.

Lähtökohtana etätyöstä sovittaessa on sopimusvapaus. Etätyötä voidaan edellyttää osana työntekijän alkuperäistä toimenkuvaa, tai siihen voidaan siirtyä myöhemmin vapaaehtoisesti. Molemmissa tilanteissa on olennaisen tärkeää sopia etätyön ehdoista kirjallisesti.

Työnantajan oikeudet ja velvollisuudet säilyvät etätyössä

Vaikka työ tehdään etänä, työnantajan oikeudet ja velvollisuudet eivät vähene. Työnantajalla on edelleen direktio-oikeus eli oikeus johtaa ja valvoa työtä. Etätyössä korostuvat suorituksen johtaminen, selkeät tavoitteet ja niiden seuranta.

Myös työturvallisuuslain mukaiset velvollisuudet säilyvät täysimääräisinä riippumatta työntekopaikasta. Työnantajan on huolehdittava työntekijän turvallisuudesta ja terveydestä työssä, vaikka työ tehtäisiin kotona. Käytännössä nämä velvoitteet voidaan osoittaa dokumentoiduilla ohjeistuksilla.

Työturvallisuuden varmistaminen etätyössä tarkoittaa muun muassa ergonomian, työajan seurannan, kuormituksen arvioinnin ja psykososiaalisten riskien huomioimista. Yhteiset säännöt ja toimintaprosessit ovat etätyön onnistumisen edellytys.

Etätyön johtamisen haasteet

Esihenkilön tulee pystyä arvioimaan työsuoritusten laatua, tukemaan työntekijöitä ja ylläpitämään yhteisön työilmapiiriä myös etänä. Tämä on kieltämättä paljon vaadittu. Etäjohtamisessa korostuvatkin erityisesti tavoitettavuus, säännöllinen yhteydenpito ja nopea reagointi.

Miksi hyvät etätyöohjeet ovat tärkeät?

Selkeät etätyöohjeet vähentävät juridisia riskejä merkittävästi. Ne auttavat varmistamaan, että:

• etätyön järjestelyt ovat yhdenmukaisia ja tasapuolisia
• toiminta on työlainsäädännön mukaista
• työturvallisuusvelvoitteet toteutuvat etänä

Etätyöohjeistuksen laatimisessa on tärkeää valmistella ja käsitellä ohjeistus yhteistyössä henkilöstön kanssa. Samalla tulee huomioida mahdolliset työehtosopimuksen määräykset, jotka voivat asettaa reunaehtoja etätyön järjestämiselle.

Käytännön tarkistuslista: Mitä hyvään etätyöohjeistukseen tulisi sisällyttää?

Etätyön perusteet

• Etätyön luonne ja määrä (esim. kuinka monta päivää viikossa)
• Etätyön soveltamisen kesto (määräajaksi vai toistaiseksi – usein kannattaa aloittaa määräajalla ja tarkistaa tilanne sen jälkeen)
• Kenelle etätyö on mahdollista ja millä edellytyksillä

Työn tekemisen käytännöt

• Työn tekemisen paikka (koti, julkiset tilat, muut hyväksytyt paikat)
• Työn tekemisen aika sekä aika, jolloin työntekijän on oltava tavoitettavissa
• Käynnit työpaikalla (kuinka usein edellytetään läsnäoloa toimistolla)

Taloudelliset ja vakuutuskäytännöt

• Matkustuskorvauskäytännöt (mistä työmatka alkaa etätyötilanteessa, kun työpaikka saattaa olla koti)
• Vakuutuskäytännöt (mitä työnantajan vakuutus korvaa etätyötilanteessa, tarvitaanko lisävakuutuksia)

Viestintä ja seuranta

• Viestinnän muodot (miten ja millä välinein yhteydenpito hoidetaan)
• Työn etenemisen seuranta (esim. työpäiväkirjan avulla, raportointikäytännöt)
• Mahdollisuus tarkastuskäyntiin etätyöpisteeseen

Työturvallisuus

• Henkinen työturvallisuus (säännöllinen yhteydenpito, kuormituksen seuranta)
• Fyysinen työturvallisuus (ergonomia etätyöpisteessä, työympäristön turvallisuus)
• Mahdollisuus työterveyshuollon konsultaatioon etätyöjärjestelyistä

Tietoturva ja -suoja

• Tietoturvakäytännöt (viittaus olemassa oleviin ohjeisiin)
• Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja etätyössä

VALO Partnersin neuvontapalvelut

VALO Partners Asianajotoimisto tarjoaa kokonaisvaltaista, ennakollista riskienhallintaa ja toimii kumppanina haastavissa tilanteissa, kuten muutosneuvotteluissa, työsuhteen päättämistilanteissa, työehtosopimuksiin liittyvissä kysymyksissä, ulkoistamisissa ja työoikeudellisissa riita-asioissa sekä työelämän tietosuojakysymyksissä.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme varaamalla maksuton alkukartoitus, joka ei sido teitä mihinkään. Autamme mielellämme laatimaan organisaatiollenne perustellut, toimivat ja juridiset riskit minimoivat etätyöohjeistukset.

Lisätietoja palveluistamme löydät täältä.

- Alexa Kavasto, työoikeusjuristi, osakas