Viestintä ja vuorovaikutus ovat kulmakiviä onnistuneen hankinnan varmistamiseksi, ja viestintä on läsnä lähes kaikissa hankintaprosessin vaiheissa. Koska itse tarjouskilpailun aikana vuorovaikutus hankintayksikön ja tarjoajan välillä on kuitenkin hyvin rajoitettua, hankintayksikön tulisi ennakoida ja aloittaa viestintä jo ennen kuin tarjouspyyntö on julkaistu. Olemme koonneet alle avaimia hyvään hankintaviestintään sekä hankintayksikön että tarjoajan näkökulmasta.

Hankintayksikkö

• Organisaation sisäinen viestintä: Ennen hankinnan käynnistämistä keskustele organisaation sisällä hankinnan tavoitteista ja loppukäyttäjien tarpeista. Tarkastele myös aiempia kilpailutuksia kriittisesti.
• Viestintä potentiaalisten tarjoajien suuntaan: Tiedota tulevista hankinnoista esim. hankintayksikön verkkosivuilla, hankintakalenterissa tms. Mitä aikaisemmassa vaiheessa alan toimijat saavat tietoa tulevista hankinnoista ja voivat niihin valmistautua, sitä parempia tarjouksia saadaan. 
• Markkinakartoitus osaksi hankinnan valmistelua: Lähetä tarjouspyyntöluonnokset kommentoitaviksi ja pyydä vastauksia kilpailutuksen keskeisistä vaatimuksista ja ehdoista tai järjestä infotilaisuus potentiaalisille tarjoajille. Muista myös tiedottaa itse markkinakartoituksesta. 
• Panosta hankintaviestinnän selkokielisyyteen tarjoajien suuntaan. Muista myös kohteliaisuus hankintapäätöksen tiedoksiannon yhteydessä sillä tarjoaja on voinut käyttänyt paljonkin aikaa tarjouksen laatimiseen. Kohtelias viestintä ja se, että tarjoajia on kuultu hankintaa suunniteltaessa saattaa parhaimmillaan jopa auttaa tarjoajaa hyväksymään itselleen kielteisen lopputuloksen.
• Älä unohda viestiä hankinnan lopputuloksesta organisaation sisällä; muista myös tarvittaessa myös loppukäyttäjien tiedottaminen uudesta sopimuskumppanista ja sopimuskaudesta. 

Tarjoaja

• Osallistu markkinakartoituksiin: Mikäli hankintayksikkö varaa alan toimijoille mahdollisuuden osallistua hankinnan suunnitteluvaiheeseen, tätä mahdollisuutta ei kannata jättää välistä. Monesti markkinakartoituksen avulla saatavat tiedot nimittäin ohjaavat tulevan kilpailutuksen toteuttamista esimerkiksi hankinnan sopimusehtojen, hankinnan kohteen vaatimusten ja vertailuperusteiden asettamisessa.
• Huomioi, että markkinakartoitus toimii myös oivana väylänä tuoda yrityksen toimintaa hankintayksikölle tutuksi myös silmällä pitäen kansallisen kynnysarvon alittavia pienhankintoja, joiden kilpailutus on jätetty hankintalain soveltamisen ulkopuolelle.
• Kysy aina, jos et ymmärrä: Esitä hankintaa koskevat kaikki mahdolliset lisäkysymykset niille varattuun määräaikaan mennessä ja perehdy annettuihin vastauksiin huolellisesti, jotta varmasti tiedät mihin olet sitoutumassa tarjouksen jättämällä. Tarjouksen peruuttaminen ei nimittäin ole lähtökohtaisesti sallittua enää tarjousajan päättymisen jälkeen. 

Koska hankintaprosessin tarkoituksena on saada mahdollisimman monta tarjouspyynnön mukaista tarjousta, ensimmäiset askeleet tämän tavoitteen saavuttamiseksi otetaan nimenomaan varmistamalla vuorovaikutus ja viestintä hankintayksikön ja tarjoajien välillä.

Seuraavassa kirjoituksessa syvennymme tarkemmin siihen, kuinka ottaa kaikki hyöty irti markkinakartoituksesta sekä tarjoajayritysten että hankintayksiköiden näkökulmasta.