Tässä kirjoituksessa VALO Partners Asianajotoimiston asianajaja Alexa Kavasto antaa käytännön vinkkejä alisuoriutumiseen puuttumiseksi.
Työntekijän alisuoriutuminen on hankala asia ei paitsi työntekijälle itselleen, mutta mahdollisesti myös koko työyhteisölle. Kun työntekijä ei saavuta täyttä potentiaaliaan, se voi vaikuttaa työilmapiiriin, yrityksen taloudelliseen suorituskykyyn ja asiakastyytyväisyyteen. Esihenkilölle tilanne voi olla hankala, koska asian esille nostaminen tuntua ikävältä ja työkaluja alisuoriutumiseen puuttumiseen ei välttämättä löydy omasta esimiehen työkalupakista.
Pureudu alisuoriutumisen juurisyihin
Ennen kuin voimme puuttua alisuoriutumiseen, on tärkeää ymmärtää sen taustalla olevat syyt. Usein alisuoriutuminen johtuu epäselvistä roolikuvauksista, puutteellisesta perehdytyksestä tai riittämättömästä palautteenannosta. Viestinnän avoimuus ja selkeät odotukset ovat avainasemassa ongelmien ennaltaehkäisyssä ja ratkaisemisessa. Tässä yhteydessä voidaan hyödyntää seuraavaksi esiteltävää SMART-menetelmää ja niin sanottua henkilökohtaista suorituksenparannusohjelmaa (Performance Improvement Plan), joka asettaa selkeät tavoitteet ja odotukset työntekijälle.
Aseta selkeät tavoitteet SMART-menetelmän avulla
Alisuoriutumisen taustalla voi olla se, ettei työntekijä ymmärrä, mitä esihenkilö häneltä odottaa. Esihenkilön tulisi varmistua siitä, että työntekijällä on selkeät tavoitteet ja hän ymmärtää, mitä hänen työnkuvaansa kuuluu. SMART-menetelmä (Spesific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) tarjoaa käytännöllisen kehyksen tavoitteiden asettamiselle, edistäen työntekijöiden suorituskykyä ja auttaen ehkäisemään alisuoriutumista.
Oletetaan, että projektitiimin tavoitteena on tehostaa projektien toimitusaikoja. SMART-tavoitteet voisivat olla kokonaisuudessaan: "Lyhennä projektien keskimääräistä toimitusaikaa 20 % seuraavan kuuden kuukauden aikana analysoimalla nykyisiä prosesseja ja toteuttamalla parannuksia prosessien tehokkuudessa". Tämä tavoite on spesifinen (projektien toimitusaikojen lyhentäminen), mitattavissa (20 % lyhennys), saavutettavissa (analysoimalla ja parantamalla prosesseja), relevantti (tehostaa tiimin suorituskykyä ja projektien toimitusta) ja aikaan sidottu (kuuden kuukauden aikajänne).
Seuraavassa on esitetty tarkemmin, miten jokainen SMART-elementti voidaan ottaa käyttöön käytännössä:
1. Specific (täsmällinen): Tavoitteiden tulee olla mahdollisimman tarkasti määriteltyjä. Esimerkiksi, jos tiimin tavoite on parantaa asiakaspalvelua, spesifinen tavoite voisi olla "vähennä asiakaspalvelun vastausaikaa keskimäärin 1 minuuttiin seuraavan kolmen kuukauden aikana".
2. Measurable (mitattavissa): On tärkeää, että tavoitteen saavuttamista voidaan seurata konkreettisin mittarein. Käyttäen edellistä esimerkkiä, mitattavuus saavutetaan seuraamalla asiakaspalautteita ja vastausaikojen keskiarvoja.
3. Achievable (saavutettava): Tavoitteiden tulee olla realistisia. Tämä tarkoittaa, että tavoitteen saavuttaminen on mahdollista nykyisillä resursseilla ja osaamistasolla. Kun työntekijä pääsee itse vaikuttamaan tavoitteiden asettamiseen, sitoudutaan niihin huomattavasti tehokkaammin kuin jos tavoitteet tulevat ”ylhäältä annettuina”.
4. Relevant (relevantti): Tavoitteen tulee olla merkityksellinen sekä yksilön että organisaation kannalta. Parannettu asiakaspalvelun vastausaika ei ainoastaan lisää asiakastyytyväisyyttä, vaan tukee myös yrityksen laajempia tavoitteita asiakaskokemuksen parantamisessa. Tämä on syytä tuoda esille tavoitteiden asettamisen yhteydessä.
5. Time-bound (aikaan rajattu): Aseta selkeä määräaika tavoitteen saavuttamiselle. "Seuraavat kolme kuukautta" antaa selkeän aikarajan tavoitteen toteuttamiselle.
Suorituksenparantamissuunnitelma tarjoaa tukea ja selkeyttä työntekijälle
Tavoitteiden asettamisen jälkeen tehdään konkreettinen suunnitelma siitä, miten asetettuihin tavoitteisiin päästään. PIP-lomake, eli Performance Improvement Plan, on työkalu, jota käytetään työntekijän suorituskyvyn parantamiseen. Suunnitelmassa määritellään selkeästi ne alueet, joissa suorituskykyä tulee parantaa, asetetaan konkreettiset tavoitteet SMART-menetelmää hyödyntäen ja asetetaan aikataulu näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi siinä kuvataan tuki ja resurssit, joita työntekijä saa tavoitteidensa saavuttamiseksi, sekä mahdolliset seuraukset, jos tavoitteita ei saavuteta. PIP on osa rakentavaa palauteprosessia, jonka tarkoituksena on auttaa työntekijää kehittymään ja onnistumaan tehtävässään.
1. Suorituskykyongelmien tunnistaminen: Aloita määrittelemällä selkeästi, millä alueilla työntekijän suorituskyky ei vastaa odotuksia. On tärkeää, että tämä vaihe suoritetaan rakentavasti, jotta työntekijä tuntee tulleensa kuulluksi.
2. Tavoitteiden asettaminen: Aseta seuraavaksi realistiset ja mitattavat tavoitteet suorituskyvyn parantamiseksi seuraavalle 30, 60 ja 90 päivälle. Käytä edellä määriteltyä SMART-menetelmää tavoitteiden määrittämiseen.
3. Toimintasuunnitelma: Laadi yksityiskohtainen toimintasuunnitelma, joka sisältää työntekijän konkreettiset askeleet tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä voi sisältää lisäkoulutusta, mentorointia tai tiiviimpää yhteistyötä tiimin tai esihenkilön kanssa.
4. Seuranta ja tuki: Esihenkilön on tarjottava jatkuvaa tukea ja seurantaa suunnitelman toteutuksen aikana. Säännölliset viikoittaiset palaverit työntekijän kanssa auttavat arvioimaan edistymistä. Mitä lyhyemmällä aikavälillä seuranta tapahtuu sen tehokkaammin työntekijä yleensä saavuttaa tavoitteitaan.
5. Seurausten Määrittely: On tärkeää määritellä, mitä seuraa, jos asetettuja tavoitteita ei tukitoimista huolimatta saavuteta. Jos lomakkeessa on työsuhteen päättymisen uhka, käy se samalla varoituksesta eikä erillistä varoitusdokumenttia ole tarvetta laatia.
Apua alisuoriutumiseen VALO Partnersin avulla
Alisuoriutumisen tehokas käsittely ja tässä kirjoituksessa esille tuotujen työkalujen hyödyntäminen edellyttävät ymmärrystä alisuoriutumisen syistä, avointa viestintää ja yhteistyökykyä. Jos kohtaatte haasteita alisuoriutumisen käsittelyssä, VALO Partners Asianajotoimiston asiantuntijat auttavat teitä löytämään tehokkaita ja käytännönläheisiä ratkaisuja alisuoriutumisen kierteen katkaisemiseksi.
Varaa maksuton alkukartoitus: https://lnkd.in/eW_h2m9J
Varaus ei sido teitä mihinkään.