hankintaoikeus arkistot - VALO Partners Asianajotoimisto

Markkinavuoropuhelu (markkinakartoitus, tekninen vuoropuhelu) on hankinnan valmistelun tärkeimpiä vaiheita hankintayksilölle. Kyseessä on hankinnan valmisteluvaihe, jossa hankintayksikkö käy vuoropuhelua potentiaalisten tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnön julkaisua. Hyvin toteutettuna se auttaa hankintayksikköä ymmärtämään alan tarjontaa, hinnoittelua, teknisiä ratkaisuja ja uusia toimintamalleja tarjouspyyntöä valmisteltaessa.

Mikä on markkinavuoropuhelun tarkoitus?

Markkinavuoropuhelun ideana on keskustella toimittajakentän kanssa tulevasta hankinnasta ennen varsinaista kilpailutusta. Tavoitteena ei ole neuvotella sopimusta tai valita toimittajaa etukäteen, vaan:

saada tietoa siitä, minkälaisia tuotteita ja palveluita markkinoilla on saatavilla

kartoittaa palvelun tai tuotteen vaihtoehtoja ja kustannustasoa

kehittää tarjouspyynnön sisältöä ja vaatimuksia sekä sopimusehtoja

varmistaa, että kilpailutukseen saadaan riittävästi tarjouksia.

Vuoropuhelu tulee käynnistää riittävän aikaisin tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa. Markkinavuoropuhelu sopii erityisesti tilanteisiin, joissa:

hankintayksikkö tarvitsee apua hankinnan kohteen yksilöimisessä ja kohteelle asetettavien vaatimusten määrittelyssä alan toimijoilta

markkinoilla on useita erilaisia toteutustapoja tai nopeasti kehittyvää teknologiaa

hankintayksikkö haluaa varmistua siitä pystyvätkö tarjoajat tarjoamaan hankinnan kohdetta hankintayksikön laatimien tarjouspyyntöasiakirjaluonnosten perusteella.

Riittävä tieto markkinoiden tarjonnasta ja toimijoista on tärkeää, jotta hankinta voi onnistua parhaalla mahdollisella tavalla. Markkinakartoituksen toteutustapa on pitkälti hankintayksikön harkinnassa, mutta sitä ohjaa hankintalaissa säädetyt avoimuuden, syrjimättömyyden ja tasapuolisen kohtelun periaatteet.

Kuinka markkinavuoropuhelu toteutetaan käytännössä?

Vuoropuhelu voidaan toteuttaa esimerkiksi kaikille avoimena infotilaisuutena, alan toimijoille suunnattuna kirjallisena kyselynä tai kahdenkeskisinä tapaamisina potentiaalisimpien tarjoajien kanssa.

Mikäli vuoropuhelussa nousee potentiaaliselta tarjoajalta esiin hankinnan kannalta olennaista tietoa, joka vaikuttaa tulevaan tarjouspyyntöön, tällainen tieto tulee saattaa avoimesti kaikkien kilpailutukseen osallistuvien saataville – käytännössä lisäämällä tällainen hankinnan kohteen taikka tarjouksen tekemisen kannalta olennainen tieto tarjouspyyntöön. Vuoropuhelusta ei saa muodostua etulyöntiasema yhdellekään toimittajalle.

Vuoropuhelusta voi tehdä ilmoituksen Hilmaan tai organisaation verkkosivuille. Useimmiten potentiaaliset tarjoajat ottavat avosylin vastaan mahdollisuuden ottaa etukäteen kantaa hankinnan valmisteluun. Tämä erityisesti siksi, koska tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen tarjoajien mahdollisuudet vaikuttaa hankinnan kohteeseen ovat hyvin rajalliset ja rajoittuvat lähinnä lisäkysymysten esittämiseen.

VALO Partners tukena markkinavuoropuhelun suunnittelussa ja järjestämisessä

Hankintajuristeillamme on pitkä ja vankka kokemus erilaisten markkinavuoropuheluiden valmistelusta ja läpiviemisestä. Autamme muun muassa:

vuoropuhelun rakenteen ja kysymysten valmistelussa

Hilma-ilmoituksen tekemisessä koskien markkinavuoropuhelua

tiedon kokoamisessa ja hyödyntämisessä tarjouspyynnössä

Tarjoamme myös maksuttoman alkukartoituksen, jossa voit keskustella hankinta-asiantuntijamme kanssa siitä, millainen vuoropuhelu sopisi tulevaan hankintaanne. Varaa maksuton alkukartoitus tästä

Olet osallistunut tarjouskilpailuun ja jättänyt hankintayksikölle määräajassa kilpailukykyisen tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen, mutta et ole tullut valituksi sopimuskumppaniksi. Tämä voi herättää monia kysymyksiä: Oliko hankintapäätös perusteltu? Toimiko hankintayksikkö hankintalain mukaisesti? Onko päätöksessä virhe, jonka perusteella siihen voisi hakea muutosta?

Kun hankintapäätös on saapunut, tärkeää on ensin tarkastella sitä huolellisesti ja arvioida, onko valitukselle perusteita. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi, mitä tarjoajan kannattaa tehdä ja miten tilanteessa edetä.

Mitä tarkastella hankintapäätöksestä?

Ennen kuin harkitset valituksen tai hankintaoikaisupyynnön esittämistä, kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat asiat:

Perustelut: Onko hankintayksikkö perustellut valintansa selkeästi ja sellaisella tarkkuudella, että tarjoaja voi niiden nojalla arvioida, onko hankintamenettelyssä noudatettu hankintalain asettamia velvoitteita?

Pisteytys ja arviointikriteerit: Onko tarjousvertailu tehty tarjouspyynnön mukaisesti?

Voittaneen tarjoajan tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus: Täyttikö valittu tarjoaja ja voittanut tarjous kaikki tarjouspyynnössä asetetut ehdot? Tämän tarkastelemiseksi hankintayksiköltä tulee pyytää voittaneen tarjoajan tarjous nähtäväksi.

Tasapuolisuus ja syrjimättömyys: Onko hankintayksikkö menetellyt tasapuolisesti ja syrjimättömästi kaikkia tarjoajia kohtaan esim. pyydettyjen lisäselvitysten osalta?

Jos jokin näistä kohdista vaikuttaa epäselvältä tai virheelliseltä, voi olla syytä harkita muutoksenhakua.

Hankintaoikaisupyyntö ja markkinaoikeusvalitus

Hankintalain mukaan tarjoajalla on kaksi tiukkoihin määräaikoihin sidottua keinoa hakea muutosta virheelliseen hankintapäätökseen:

Hankintaoikaisupyyntö hankintayksikölle.

Valitus markkinaoikeuteen.

Hankintaoikaisupyyntö on kevyempi ja maksuton keino hakea muutosta hankintapäätökseen. Se on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä. Oikaisuvaatimuspyyntö osoitetaan hankintayksikölle, jonka on käsiteltävä oikaisupyyntö ilman aiheetonta viivytystä. Jos hankintayksikkö toteaa virheen, se voi oikaista tehtyä hankintapäätöstä.

Lisäksi tarjoaja voi tehdä valituksen markkinaoikeudelle. Valitusaika on pääsäännön mukaan 14 päivää siitä, kun tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä ja valitusosoituksesta. Oikaisuvaatimuksen tekeminen ei pidennä valitusaikaa, joten tarjoajan ei tulisi jäädä odottamaan hankintayksikön ratkaisua oikaisuvaatimuspyyntöön.

Markkinaoikeus kuulee hankintayksikköä ja tarvittaessa myöskin voittanutta tarjoajaa ennen ratkaisun tekemistä. On tärkeää huomata, että markkinaoikeus ei kuitenkaan suoraan voi velvoittaa hankintayksikköä tekemään sopimusta tietyn tarjoajan kanssa. Markkinaoikeus voi kuitenkin esim. kumota hankintapäätöksen ja velvoittaa hankintayksikköä järjestämään uuden tarjouskilpailun taikka suorittamaan tarjousvertailun uudestaan.

VALO Partnersin hankintaneuvonta

Hankintoihin erikoistuneen asiantuntijan apu valitusperusteiden kartoittamisessa sekä oikaisupyynnön ja/tai valituksen laatimisessa voivat parantaa valituksen menestymismahdollisuuksia.

VALO Partners tarjoaa asiantuntevaa neuvontaa ja apua kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä kilpailutuksiin osallistuville yrityksille sekä hankintayksiköille. Asiantuntijoillamme on pitkä ja vankka kokemus julkisten hankintojen kilpailuttamisesta sekä tarjoajien avustamisesta kilpailutuksiin osallistumisessa. Varaa maksuton alkukartoitus täältä!

Markkinavuoropuhelun toteuttaminen