Palkka-avoimuusdirektiivin voimaantulo ja siihen valmistautuminen

EU:n palkka-avoimuusdirektiivi, joka astuu meillä kansallisesti voimaan vuonna 2026 kesäkuussa, tuo merkittäviä muutoksia palkkatietojen läpinäkyvyyteen ja tasa-arvon edistämiseen. Uudet säännökset koskevat kaikenkokoisia työnantajia yksityisellä ja julkisella sektorilla. Palkka-avoimuusdirektiivi koskee naisten ja miesten välistä tasa-arvoa ja palkkausta. Toimenpiteisiin on ryhdyttävä yrityksissä jo nyt. Alla keskeiset askelmerkit, joilla varmistat, että organisaatiosi on valmis täyttämään direktiivin vaatimukset ja edistämään palkkatasa-arvoa.

1. Palkkapolitiikan suunnittelu

Valmistautumisen pohjalle tulisi arvioida, kuinka avoimesti organisaationne haluaa käsitellä palkka-asioita. Direktiivi asettaa vähimmäisvaatimukset, kuten keskiarvojen ja mediaanipalkkojen sekä palkkahaarukoiden julkaisemisen sukupuolen mukaan. On tärkeää pohtia, haluaako organisaationne rajoittua näiden vaatimusten täyttämiseen vai pyrkiikö se laajempaan palkka-avoimuuteen. Tämä päätös määrittää, millaisia toimenpiteitä jatkossa tulee toteuttaa.

Toimenpiteet:

• Arvioi organisaation tavoitetaso palkka-avoimuuden suhteen.
• Pohdi laajemminkin, minne organisaationne asettuu palkkojen suhteen markkinoilla.
• Olisiko syytä tehdä muutoksia kilpailuasetelman parantamiseksi?

2. Nykytilan kartoitus ja analyysi

Ennen toimenpiteiden käynnistämistä on oleellista kartoittaa organisaation nykytila palkkauksessa. Tämä tarkoittaa palkkatietojen keräämistä ja analysointia, sekä sen arvioimista, esiintyykö perusteettomia palkkaeroja.

Toimenpiteet:

• Kerää organisaation palkkatilastot sekä palkitsemisjärjestelmät yhteen.
• Arvioi, onko tasa-arvosuunnitelman palkkakartoitus tehty asianmukaisesti.
• Selvitä, löytyykö jokaisesta positiosta ajantasaiset roolikuvaukset.
• Arvioi muutostarpeet organisaation rekrytointiprosessiin.

3. Palkkatasa-arvon seurantajärjestelmän luominen

Organisaatioiden tulisi ottaa käyttöön järjestelmä, joka mahdollistaa palkkatasojen jatkuvan seurannan ja analysoinnin. Näin voidaan varmistua siitä, että mahdolliset palkkaerot ovat oikeutettuja ja perustuvat objektiivisiin kriteereihin.

Toimenpiteet:

• Varmista, että kaikki palkkatiedot ovat ylipäätään ajan tasalla ja luotettavia.
• Tarkista työehtosopimuksen mahdolliset määräykset.
• Päätä käytetäänkö kaupallista järjestelmää vai kehitetäänkö oma järjestelmä, joka ottaa organisaation yksilölliset piirteet huomioon.
• Määrittele selkeät kriteerit palkan arvioimiseksi:
  • Vaativuuden arviointi
  • Suorituksen arviointi
• Kaikki keskeiset palkanosat on otettava huomioon. Luokittelu tittelien perusteella ei ole riittävää.
• Käytä yhdenmukaisia palkkaluokkia ja -nimikkeitä.
• Tunnista mahdolliset palkkaerot ja selvitä niiden taustalla olevat syyt.
  • Lainsäädäntö mahdollistaa erisuuruisen palkan maksamisen, jos palkkaero perustuu henkilön suoriutumiseen tai esimerkiksi työehtosopimuksen säännökseen. Perusteiden tulee kuitenkin olla läpinäkyviä, eli organisaatioiden tulee laatia kriteeristö, jonka mukaan palkat määräytyvät.

4. Arviointi ja korjaavat toimenpiteet

Palkkaerojen taustalla voi olla objektiivisia tekijöitä, mutta tärkeää on arvioida, ettei palkkapäätöksissä esiinny syrjiviä käytäntöjä. Oikeudenmukaisuuden arviointi auttaa tunnistamaan ja poistamaan mahdolliset epätasa-arvoisuudet.

Toimenpiteet:

• Arvioi palkkaeroja sukupuolen mukaan. Voit laajentaa arvioinnin koskemaan myös esimerkiksi ikää ja etnistä ryhmää.
• Valmistaudu antamaan työntekijöille tieto samaa tai samanarvoista työtä tekevien työntekijäryhmien keskipalkkatasosta sukupuolen mukaan jaoteltuna.
• Hyödynnä organisaatiossa aiemmin laadittuja objektiivisia ja puolueettomia kriteerejä palkkapäätöksisssä.
• Dokumentoi ja perustele kaikki palkkapäätökset selkeästi ja avoimesti.
• Aloita perusteettomien palkkaerojen poistaminen. Jos eri sukupuolta olevien työntekijöiden keskipalkkatason ero on missä tahansa työntekijäryhmässä 5% tai enemmän, joka ei ole perusteltavissa objektiivisesti, ero on korjattava 6 kuukauden sisällä.

5. Suunnitelma direktiivin täyttämiseksi

Palkka-avoimuusdirektiivin täytäntöönpano vaatii huolellista ja strategista suunnittelua. Prosessisuunnitelma varmistaa, että kaikki direktiivin asettamat vaatimukset täytetään ajallaan ja asianmukaisesti.

Toimenpiteet:

• Laadi yksityiskohtainen suunnitelma, jossa määritellään, miten organisaatiosi täyttää direktiivin vaatimukset.
• Varmista, että organisaatiolla on riittävästi resursseja suunnitelman toteuttamiseen.
• Määrittele vastuuhenkilöt ja aikarajat kaikille toimenpiteille.

6. Raportointivalmiuden varmistaminen

Palkka-avoimuusdirektiivi velvoittaa yrityksiä raportoimaan palkkatasoista ja palkkaeroista määräajoin. Vähintään 100 työntekijän organisaatiossa on työnantajan raportoitava valvontaviranomaiselle tiedot miesten ja naisten välisistä palkkaeroista (100-249 työntekijää: 3  vuoden välein, väh. 250 työntekijää: vuosittain). Mikäli työntekijäryhmässä havaitaan vähintään 5%:n palkkaero naisten ja miesten välillä, jolle ei löydy perusteita, palkkaero on korjattava 6 kuukauden kuluessa tai tehtävä palkka-arviointi yhdessä henkilöstön edustajien kanssa sekä laadittava toimintasuunnitelma tilanteen korjaamiseksi.

Toimenpiteet:

• Varmista, että palkkatasot ja palkkaerot voidaan raportoida.
• Laadi selkeitä ja ymmärrettäviä raportteja palkkatasoista ja -eroista.
• Testaa raportointijärjestelmä ennen käyttöönottoa.

7. Avoin viestintä ja koulutus

Direktiivin täytäntöönpano edellyttää avointa viestintää organisaatiossa. On tärkeää, että työntekijät ovat tietoisia direktiivin sisällöstä ja sen vaikutuksista.

Toimenpiteet:

• Viesti avoimesti työntekijöille direktiivin vaatimuksista ja vaikutuksista organisaation palkkapolitiikkaan.
• Varmista, että työntekijät tietävät, miten he voivat pyytää palkkatietoja ja saada apua palkkatasa-arvon edistämiseen liittyvissä asioissa.
• Tarjoa erityisesti esihenkilöille koulutusta palkkatasa-arvosta ja palkkaneuvotteluista.

8. Tietosuoja ja palkkatietojen käsittely

Palkkatiedot ovat arkaluonteista tietoa, ja niiden käsittelyssä on noudatettava tiukkoja tietosuojakäytäntöjä. Työnantajan on varmistettava, että palkkatiedot käsitellään lainmukaisesti ja turvallisesti. Palkkatietojen keräämisessä on tärkeää varmistaa myös se, että käytettävät tiedot ovat luotettavia ja vertailukelpoisia. Ulkopuoliset vertailut ja tilastot voivat täydentää organisaation sisäistä tietoa ja antaa laajemman näkökulman.

Toimenpiteet:

• Päivitä tietosuojaseloste ja varmista, että se kattaa myös palkkatietojen käsittelyn.
• Varmista, että työntekijöiden palkkatiedot säilytetään tietoturvallisesti ja että niitä käytetään vain alkuperäisiin tarkoituksiin.
• Käytä mahdollisuuksien mukaan anonymisoituja palkkatietoja.

9. Jatkuva kehittäminen

Palkkatasa-arvon edistäminen on jatkuva prosessi. On tärkeää seurata palkkapolitiikan toteutumista ja tehdä tarvittavat muutokset.

Toimenpiteet:

• Seuraa jatkuvasti palkkatasa-arvon kehittymistä ja päivitä palkkapolitiikkaa tarpeen mukaan.
• Kannusta avointa keskustelua palkkauksesta ja tasa-arvosta työpaikalla.
• Tarjoa työntekijöille koulutusta ja tukea palkkatasa-arvon edistämiseen liittyvissä asioissa.

Palkka-avoimuusdirektiivin voimaantulo tuo mukanaan tärkeitä muutoksia organisaatioille, mutta se tarjoaa myös mahdollisuuden edistää palkkatasa-arvoa ja lisätä palkkauksessa esiintyvän läpinäkyvyyden tasoa. On muistettava, että palkka-avoimuus on vain osa kokonaisuudesta. Organisaatioiden on myös pyrittävä poistamaan palkkaerojen taustalla olevia syrjiviä käytäntöjä ja rakenteita.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme varaamalla maksuton alkukartoitus, joka ei sido teitä mihinkään. Käydään yhdessä läpi organisaationne nykytila ja tarvittavat toimenpiteet palkka-avoimuuteen valmistautumiseksi. Varaa aika maksuttomaan alkukartoitukseen ottamalla yhteyttä asiantuntijoihimme!

VALO Partners Asianajotoimisto tarjoaa kokonaisvaltaista, ennakollista riskienhallintaa ja toimii kumppanina haastavissa tilanteissa, kuten muutosneuvotteluissa, työsuhteen päättämistilanteissa, työehtosopimuksiin liittyvissä kysymyksissä, ulkoistamisissa ja työoikeudellisissa riita-asioissa sekä työelämän tietosuojakysymyksissä. 

Lisätietoja palveluistamme löydät täältä.

- Alexa Kavasto, työoikeusjuristi