Muutosneuvottelut ja pelko työpaikan menettämisestä on työntekijöille valitettavan ajankohtainen aihe tällä hetkellä, ja samalla mahdollisesti myös yksi elämän suurimmista kriiseistä. Työntekijät voivat joutua pohtimaan suuria kysymyksiä, kuten sitä, saavatko lapset vielä harrastaa ja miten lainat maksetaan, jos työsuhde muutosneuvotteluiden seurauksena päättyisi. 

Koska yhteistoimintalakimme rakentuu tiukkojen määräaikojen ja määrämuotojen varaan, työnantajat puolestaan monesti keskittyvät prosessissa lähinnä noudattamaan lakia pilkuntarkasti. Tällöin inhimillinen kohtaaminen ja todellinen vuorovaikutus jää usein sivuosaan, joka olisi kuitenkin muutoksen onnistumisen ja työntekijöiden työkyvyn ylläpitämisen kannalta kaikkein tärkeimmässä asemassa.  

Työkyvyn ylläpito näkyy viivan alla 

Työnantajien pohtiessa taloudellisia perusteita muutosneuvotteluiden taustalla, ei välttämättä huomioida kustannuksia, jotka työntekijöiden kriisitilanteen jälkeiset sairauspoissaolot voivat aiheuttaa organisaatiolle. Työnantajien kannalta tärkein ryhmä ovatkin ne työntekijät, jotka saavat muutosneuvotteluiden jälkeen pitää työpaikkansa. Usein nämä työntekijät sinnittelevät kriisitilanteen yli, ja stressin purkauduttua joutuvat jäämään sairauspoissaololle. Työntekijöiden työkykyisyyden ylläpitäminen kannattaa työnantajan ottaa huomioon jo kylmästi taloudellisesta näkökulmasta. 

Luottamus ja avoin vuorovaikutus 

Työntekijöillä on muutosprosessissa oikeus tietää, mitä on odotettavissa ja miksi muutos on välttämätön. Muutosneuvotteluissa onkin tärkeä muistaa perustella henkilöstölle muutos työntekijöitä koskettavalla henkilökohtaisella tasolla, ei siis pelkästään organisaatiotasolla, kuten esimerkiksi pelkällä säästöjen tarpeella. Muutoksen tuomia hyötyjä ja muutoksen tarvetta tulisi perustella henkilöstölle esimerkiksi tarpeella selkiyttää työnjakoa ja vastuualueita sekä helpommilla työtavoilla tai paremmalla teknologialla. Vähentämisneuvotteluilla turvataan myös yrityksen toiminta ja työpaikkojen säilyminen pidemmällä tähtäimellä. Kun työntekijät voivat kokea tulevansa kuulluiksi ja saavansa vaikuttaa, he sitoutuvat paremmin tuleviin muutoksiin.  

Kaikilla tunteilla on positiivinen tarkoitus 

Vähentämisneuvottelut aiheuttavat henkilöstölle väistämättä negatiivisia tunteita, kuten surua ja pelkoa. Nämäkin tunteet täytyy ottaa työnantajapuolella vastaan. Tunteet auttavat ihmistä käsittelemään menetyksiä, joten niillä voidaan sanoa olevan lopulta ns. negatiivisuudesta huolimatta positiivinen tarkoitus. Tämä on erityisen tärkeää muistaa muutostilanteissa.  

Muutosneuvottelut eivät ole mukavia kenellekään, mutta nekin voidaan hoitaa ihmisläheisesti ja yksilöä kunnioittaen. Henkilökohtainen kohtaaminen ja kunnioittava suhtautuminen irtisanottaviin ovat ratkaisevia tekijöitä ammattimaisen ja eettisen muutoksen toteuttamisessa. Työntekijöitä täytyy arvostaa ja kunnioittaa, sillä usein on niin, että henkilöstön kunnioittaminen muutosprosessissa ja sen jälkeen näkyy myös viivan alla. 

Viestinnän rooli ja selkeät pelisäännöt 

Viestintä on yksi muutostilanteiden läpiviennin kriittisimmistä osa-alueista. Avoimuus ja oikea-aikainen tiedonanto vähentävät väärinkäsityksiä ja spekulaatioita, ja viestinnän selkeät pelisäännöt auttavat työnantajaa navigoimaan muutostilanteissa. Työnantajan tulisikin sopia ennen muutosneuvotteluiden käynnistämistä selkeät säännöt siitä, milloin ja miten työpaikalla viestitään sekä kuka viestii. Hyvä tapa on jäädä jokaisen neuvottelukerran jälkeen kirjoittamaan henkilöstön edustajien ja työnantajan edustajien kesken yhteinen henkilöstölle annettava tiedote kulloisestakin neuvottelukerrasta, jotta vältytään turhalta spekulaatiolta ja viestin vääristymiseltä.  

Viestinnän näkökulmasta myös esihenkilöt tarvitsevat tukea muutosneuvotteluissa. Esihenkilöiden on tärkeä esimerkiksi tietää, mitä asioita ja milloin he voivat työntekijöille kertoa, sekä miten työntekijöiden heille esittämiin kysymyksiin tulee vastata. Esihenkilöiden kouluttaminen lisää varmuutta viestinnässä ja henkilöstön tukemisessa. Muutosneuvotteluissa on tärkeää sopia myös siitä, miten esihenkilöt voivat tukea työntekijöiden työkykyisyyttä.  

Organisaatiossa voidaan perustaa muutosneuvotteluiden ajaksi myös yhteinen viestintäkanava, jossa työntekijät saavat esittää kysymyksiä työnantajan edustajille. Kun työntekijät saavat tilaisuuden tuoda esiin omat huolensa ja ehdotuksensa, he voivat kokea tulevansa prosessissa kuulluksi. Vaikka kaikki työntekijöiden esittämät ehdotukset eivät välttämättä johtaisi konkreettisiin muutoksiin, pelkästään osallistumismahdollisuus lisää työyhteisön sitoutumista ja kokemusta siitä, että työntekijät voivat saada äänensä kuuluviin ja että heitä arvostetaan. 

Uuteen alkuun sitoutuminen 

Muutosneuvottelut eivät ole vain yksisuuntainen päätös työnantajalta, vaan myös mahdollisuus vuoropuhelun käymiseen ja luottamuksen rakentamiseen henkilöstön kanssa. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun osa henkilöstöstä jää ja osa joudutaan irtisanomaan. Ne, jotka säilyttävät työpaikkansa, tarvitsevat erityistä tukea muutosvaiheen jälkeen. Työnantajan on tärkeää osoittaa, että heidät nähdään edelleen arvokkaana osana organisaatiota. Selkeä viestintä siitä, miten he voivat jatkossa vaikuttaa organisaation tulevaisuuteen, vahvistaa heidän motivaatiotaan ja auttaa luomaan yhteisen vision uudistuneelle työyhteisölle. 

Vaikka muutostilanteet ovat haastavia, ne voivat myös tarjota työnantajalle mahdollisuuden rakentaa entistä vahvemman ja yhtenäisemmän organisaation. Muutoksen johtaminen alkaa jo ensimmäisestä henkilöstöinfosta. Hyvin hoidettu viestintä rakentaa pohjaa luottamukselle, joka on tärkeää, kun työntekijät pohtivat omaa paikkaansa uudistuvassa organisaatiossa. Lisäksi se, miten muutosprosessi viedään läpi, vaikuttaa suoraan siihen, kuinka hyvin työyhteisö pystyy sitoutumaan yhteiseen tulevaisuuteen. 

Lopulta muutostilanteiden inhimillinen käsittely ei tarkoita ainoastaan työntekijöiden kohtelun parantamista, vaan se on myös tapa varmistaa, että yritys säilyy kilpailukykyisenä ja houkuttelevana työnantajana myös jatkossa. Vastuullisesti ja työntekijät huomioiden läpiviety muutosprosessi jättää jälkeensä organisaation, joka on vahvempi ja kestävämpi. 

Yhdenvertaisuussuunnitelma on tärkeä työkalu, jonka avulla organisaatiot voivat edistää yhdenvertaisuutta työpaikoilla. Suunnitelman laatiminen ja toteuttaminen on lakisääteinen velvoite monille työnantajille, ja sen tarkoituksena on kuvata, kuinka työnantaja omassa toiminnassaan edistää yhdenvertaisuutta ja ehkäisee syrjintää. Tässä artikkelissa käsittelemme yhdenvertaisuussuunnitelman laatimista ja sen merkitystä työnantajan näkökulmasta.

Miksi yhdenvertaisuussuunnitelma on tärkeä?

1. Lakisääteinen velvoite: Yhdenvertaisuuslaki edellyttää työnantajia, joilla on säännöllisesti vähintään 30 työntekijää palveluksessa, laatimaan yhdenvertaisuussuunnitelman. Tämä koskee erityisesti suurempia yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita.
2. Työpaikan ilmapiiri: Yhdenvertaisuussuunnitelma auttaa luomaan työpaikan, jossa kaikki työntekijät tuntevat olevansa arvostettuja ja yhdenvertaisesti kohdeltuja. Tämä luonnollisesti parantaa työilmapiiriä ja lisää työntekijöiden sitoutumista sekä tyytyväisyyttä.
3. Houkuttelevuus: Organisaatiot, jotka aktiivisesti edistävät yhdenvertaisuutta, ovat houkuttelevampia työnhakijoille ja pystyvät paremmin pitämään kiinni nykyisistä työntekijöistään.

Yhdenvertaisuussuunnitelman keskeiset osa-alueet

1. Nykytilan kartoitus: Suunnitelman laatiminen alkaa nykytilan kartoituksella. Tämä tarkoittaa organisaation yhdenvertaisuustilanteen arviointia, kuten henkilöstön monimuotoisuuden analysointia ja mahdollisten syrjintätilanteiden selvittämistä.
2. Tavoitteet ja toimenpiteet: Nykytilan kartoituksen perusteella asetetaan konkreettiset tavoitteet ja suunnitellaan toimenpiteet niiden saavuttamiseksi. Tavoitteet voivat liittyä esimerkiksi rekrytointikäytäntöjen parantamiseen, työpaikan esteettömyyteen tai koulutusten järjestämiseen.
3. Seuranta ja arviointi: Yhdenvertaisuussuunnitelman toteutumista on seurattava säännöllisesti, ja saavutuksia on arvioitava. Tämä voi sisältää seurantakyselyjä, arviointikokouksia ja säännöllisiä raportteja.
4. Viestintä ja koulutus: Työntekijöille tulee tiedottaa yhdenvertaisuussuunnitelmasta ja sen tavoitteista. Lisäksi henkilöstölle voidaan järjestää koulutuksia, jotka edistävät yhdenvertaisuutta ja lisäävät tietoisuutta syrjinnän ehkäisemisestä.

Yhdenvertaisuussuunnitelman laatiminen

1. Osallista henkilöstö: Yhdenvertaisuussuunnitelma tulee laatia yhteistyössä henkilöstön edustajien kanssa, ja edistämistoimia ja niiden vaikuttavuutta tulee niin ikään käsitellä henkilöstön edustajiensa kanssa.
2. Nykytilan kartoitus: Käytä henkilöstökyselyiden, rekrytointiprosessien ja muiden lähteiden kautta saatua dataa työpaikan yhdenvertaisuustilanteen nykytilan arvioimiseen. Analysoikaa, missä kohdin yhdenvertaisuus toteutuu hyvin ja missä on parantamisen varaa.
3. Aseta konkreettiset tavoitteet: Asettakaa selkeät, mitattavissa olevat tavoitteet yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Tavoitteiden tulisi olla realistisia ja aikataulutettuja.
4. Toimenpiteet: Laatikaa konkreettiset toimenpiteet asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja kunkin toimenpiteen vastuutahot (johto, esihenkilöt yms.).
5. Seuranta ja arviointi: Määrittele mittarit ja mekanismit, joilla asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan. Arvioi säännöllisesti saavutettuja tuloksia ja tarvittaessa päivitä suunnitelma.

Mahdolliset seuraamukset

Jos yhdenvertaisuussuunnitelmaa ei laadita tai sen toteutuksessa epäonnistutaan, siitä voi seurata useita negatiivisia seuraamuksia työnantajalle:

1. Lainsäädännön rikkeet: Yhdenvertaisuusvaltuutettu voi saattaa työnantajan yhdenvertaisuussuunnitelman laatimis- tai päivittämistä koskevien velvoitteiden laiminlyöntiä koskevan asian yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolautakunnan käsiteltäväksi. Lautakunta voi määrätä työnantajalle toimenpiteitä velvollisuuksien täyttämiseksi, tehostaen määräystä uhkasakolla.
2. Mainehaitat: Yhdenvertaisuuden edistämisen laiminlyönti voi vahingoittaa työnantajan mainetta ja työnantajakuvaa, mikä voi vaikeuttaa tulevaa rekrytointia ja työntekijöiden sitoutumista.
3. Työrauhaongelmat: Työpaikalla tapahtuva mahdollinen syrjintä voi johtaa työrauhaongelmiin ja heikentää työilmapiiriä.

VALO Partnersin neuvontapalvelut

VALO Partners Asianajotoimisto tarjoaa kokonaisvaltaista, ennakollista riskienhallintaa ja toimii kumppanina haastavissa tilanteissa, kuten muutosneuvotteluissa, työsuhteen päättämistilanteissa, työehtosopimuksiin liittyvissä kysymyksissä, ulkoistamisissa ja työoikeudellisissa riita-asioissa sekä työelämän tietosuojakysymyksissä. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme!

Lisätietoja palveluistamme löydät täältä.