Julkisissa hankinnoissa hankinta-asiakirjojen julkisuus on yksi keskeisimmistä periaatteista. Avoimuusperiaate edellyttää läpinäkyvyyttä kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa, mutta samalla tarjoajien sekä hankintayksiköiden on osattava tunnistaa tilanteet, joissa asiakirjoja voidaan pitää salassa. Hankinta-asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, mutta salassapitovelvollisuus voi syntyä esimerkiksi tarjoajien liikesalaisuuksien suojaamiseksi.
Mitkä hankinta-asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia
Useimmat hankintaprosessissa syntyvät asiakirjat kuuluvat julkisuuden piiriin.
Julkisia asiakirjoja ovat muun muassa - niihin mahdollisesti sisältyviä julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta:
- tarjouspyyntöasiakirjat
- tarjoukset
- hankintapäätökset liitteineen
- hankintasopimukset viimeistään niiden allekirjoittamisen jälkeen
Vaikka tarjoukset voivat sisältää liikesalaisuuksiksi katsottavia hinnoittelua koskevia tietoja, tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonnaishinnasta on aina annettava hankintamenettelyyn osallistuneille tarjoajille.
Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista muilla kuin tarjouskilpailuun osallistuneilla tarjoajilla ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoja hankinta-asiakirjoista eikä kilpailutukseen jätetyistä tarjouksista.
Milloin hankinta-asiakirjoissa olevia tietoja voidaan pitää salassa
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (julkisuuslaki) määrittelee tarkat perusteet, joiden nojalla hankinta-asiakirjoja voidaan pitää salassa. Tärkeää on huomata, että salassapitovelvollisuus kohdistuu asiakirjassa olevaan salassa pidettävään tietoon, ei salassa pidettävää tietoa sisältävään asiakirjaan kokonaisuudessaan. Hankintayksikkö vastaa viime kädessä siitä, mitkä tiedot ovat salassa pidettäviä.
Liike- ja ammattisalaisuuksia voivat olla esimerkiksi: tarjouksissa kuvatut teknisiä ratkaisut, hinnan muodostumisen periaatteet, yksikköhintatiedot ja tarjoajan liiketoimintamallia koskevat tiedot. Liikesalaisuuksia ei kuitenkaan voi olla tiedot, jotka ovat yleisesti tunnettuja tai saatavilla julkisista lähteistä.
Hankintayksikön on aina tehtävä tapauskohtainen harkinta salassapitoperusteen olemassaolosta. Pelkkä tarjoajan pyyntö tai salassapitomerkintä ei itsessään riitä perusteeksi tietojen salaamiselle, vaan salassapidon on aina perustuttava lakiin. Hankintayksikön tulisi lisäksi pyytää tarjoajia ilmoittamaan jo tarjouksessaan, miltä osin tarjous mahdollisesti sisältää tarjoajan liike- ja/tai ammattisalaisuuksia ja erottelemaan liikesalaisuuksia sisältävät tiedot.
Hankinta-asiakirjat sisältävät usein myös henkilötietoja, jolloin hankintayksikön tulee huolehtia siitä, onko asiakirjan pyytäneellä taholla oikeus saada nähtäväksi asiakirjoihin sisältyviä yksittäistä henkilöä koskevia henkilötietoja, vaikka kysymys olisikin julkisesta asiakirjasta.
Tarvitsetko apua hankinta-asiakirjojen julkisuuskysymyksissä?
Asiakirjajulkisuuden ja salassapidon arviointi vaatii hankintaoikeuden ja julkisuuslainsäädännön tuntemusta. Tarjoajat tyypillisimmin pohtivat sitä, mitä tietoja voidaan merkitä tarjouksessa salassa pidettäväksi ja kuinka julkisuuslaki suojaa tällaisten tietojen paljastumista kilpailijoille hankintamenettelyn aikana. Hankintayksiköt puolestaan tyypillisesti pohtivat mitä tietoja tietopyynnön tehneille tahoille voidaan antaa hankintaa koskevan päätöksen tekemisen jälkeen ja kuinka toimia tilanteessa, jossa hankintayksikön mielestä tarjous sisältää tarjoajan liikesalaisuuksiksi luokiteltavia tietoja, mutta tarjouksessa ei ole merkintää salassapidosta.
Hankintaklinikka – Ensiapu hankinnan tai tarjouksen haasteisiin
VALO Partners Asianajotoimisto tarjoaa kokonaisvaltaista tukea, ennakollista riskienhallintaa ja käytännönläheistä neuvontaa hankintaprosessien aikana sekä yrityksille että hankintayksiköille.
Voit olla hankintajuristeihimme yhteydessä suoraan Hankintaklinikan kautta. Saat tilanteeseesi asiantuntijan näkemyksen nopeasti – ja maksutta. Jos kyseessä on laajempi kokonaisuus, arvioimme tilanteen ja tarjoamme selkeät ratkaisuvaihtoehdot.
Ota yhteyttä hankinta-asiantuntijoihimme!
-Kiira Koponen, hankintajuristi, osakas