Julkisissa hankinnoissa hankintayksiköt hakevat kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta. Hankintalainsäädäntö edellyttää, että hankintayksiköt määrittelevät tarjouspyynnössä selkeästi, millä perusteilla tarjouksia kilpailutuksessa vertaillaan.
Tarjousten valintaperusteena on aina oltava kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste voi olla halvin hinta, paras hinta-laatusuhde taikka edullisimmat kustannukset. Asetettavien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Vertailuperusteet eivät saa antaa hankintayksikölle myöskään rajoittamatonta valinnanvapautta eivätkä ne saa olla luonteeltaan syrjiviä. Vaikka hankintayksiköllä on harkintavalta vertailuperusteiden asettamisessa, tarjoajien tulee kuitenkin tietää tarjouksia laatiessaan, millä perusteilla voittavan tarjouksen valinta tehdään. Vertailuperusteet eivät saa suosia tiettyjä tarjoajia, edellyttää aiempaa sopimussuhdetta hankintayksikön kanssa tai suosia paikallista toimittajaa.
Määräajassa jätetyistä tarjouksista hankintayksikkö valitsee tarjouksen, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Tämä voi hankinnasta riippuen tarkoittaa hinnan ja laadun taikka pelkän hinnan arviointia ja pisteyttämistä. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan aina etukäteen tarkat tarjousten arviointikriteerit ja niiden painotukset, taaten tarjouskilpailun läpinäkyvyyden ja syrjimättömänä.
Käytännössä hinnaltaan halvin tarjous voi hävitä tarjouskilpailun, jos kilpailijan kalliimpi tarjous saa tarjousvertailussa niin paljon laatupisteitä, että se on kokonaispisteissä laskettuna kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Mitkä ovat yleisimmät arviointikriteerit julkisissa tarjouskilpailuissa?
Yleisin tarjousten arviointikriteeri on hinta. Kansallisissa hankinnoissa hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta esittää perusteluja miksi halvinta hintaa käytetään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena toisin kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.
Tarjouspyynnössä jokainen kriteeri ilmoitetaan selkeästi ja sille annetaan painoarvo prosentteina tai pisteinä. Esimerkiksi tarjouskilpailussa, jossa valintaperusteena ei ole pelkkä hinta, vertailukriteerit voivat olla esim. seuraavat: hinta 40 prosenttia, laatu 30 prosenttia, toimitusaika 20 prosenttia ja ympäristövaikutukset 10 prosenttia. Eniten kokonaispisteitä saanut tarjoaja voittaa kilpailutuksen.
Laadun arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi materiaalien kestävyyttä, palvelun kattavuutta tai henkilöstön vähimmäisvaatimukset ylittävää osaamista ja kokemusta. Ympäristökriteerit voivat koskea energiatehokkuutta, kierrätettävyyttä tai hiilijalanjälkeä.
Hankintayksikkö käyttää tarjousten vertailussa pisteytysjärjestelmää, jossa jokainen tarjous saa pisteitä kunkin kriteerin osalta. Pisteet lasketaan ennalta määritellyn kaavan mukaan, ja paras kokonaispistemäärä voittaa. Tämä varmistaa objektiivisen ja läpinäkyvän vertailun kaikkien tarjoajien kesken.
Mitä virheitä tarjoajien tulisi välttää tarjousten laadinnassa?
Yleisin virhe on tarjouksen puutteellisuus, joka johtaa tarjouksen hylkäämiseen tai pisteiden menetykseen. Tarjoajan on toimitettava kaikki tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja liitteet täsmällisesti. Yksikään vaatimus ei ole turha, sillä jokainen puuttuva tieto voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen.
Toinen merkittävä sudenkuoppa on tarjouspyynnössä kilpailutettavalle tuotteelle tai palvelulle asetettujen vaatimusten väärinymmärtäminen tai niiden huolimaton lukeminen. Tarjoajan on vastattava täsmälleen siihen, mitä kysytään, ja noudatettava kaikkia tarjoukselle asettuja muotovaatimuksia. Myös tarjoushinnat tulee antaa siinä muodossa, jossa niitä on pyydetty, vaikka tarjoajan vakiohinnoittelu poikkeaisi siitä.
Määräaikojen ylittäminen hylkää tarjouksen automaattisesti. Myöhässä saapunut tarjous ei pääse arviointiin, vaikka se olisi kuinka edullinen ja laadukas.
Hankintaklinikka – Ensiapu hankinnan tai tarjouksen haasteisiin
VALO Partners Asianajotoimisto tarjoaa kokonaisvaltaista tukea, ennakollista riskienhallintaa ja käytännönläheistä neuvontaa hankintaprosessien aikana sekä yrityksille että hankintayksiköille.
Voit olla hankintajuristeihimme yhteydessä suoraan
Hankintaklinikan kautta. Saat tilanteeseesi asiantuntijan näkemyksen nopeasti – ja maksutta. Jos kyseessä on laajempi kokonaisuus, arvioimme tilanteen ja tarjoamme selkeät ratkaisuvaihtoehdot.
Ota yhteyttä hankinta-asiantuntijoihimme!
-Kiira Koponen, hankintajuristi
